Notes/Domino “离开办公室”功能指南

离开办公室功能在Notes客户端和iNotes客户端的区别：
代理名称

从Domino 5.0.8到6.0.2，有两个单独的离开办公室代理：
-- Notes客户端使用OutOfOffice代理
-- iNotes客户端使用iwa_OutOfOffice代理 （只有当用户从iNotes客户端启用了该代理，用户才能在Domino Designer中看到这个代理）

从6.0.3版本开始，两种客户端都使用 OutOfOffice 代理。而且如果用户对邮件文件只有编辑者的权限，与 Notes 客户端的工作方式一样，iNotes会使用一个叫 (ToggleOutOfOffice) 的代理，代表 Web 用户向 AdminP 提出请求，启用或禁用离开办公室功能。

访问权限设置
因为 iNotes 是从 Web 浏览器访问的，管理员必须将邮件文件存取控制列表的设置“Internet 用户的最大权限”改为至少为编辑者，这样用户才能访问 iNotes。

启用离开办公室
理论上来讲用户可以使用任何客户端启用和禁用离开办公室功能。但是，从最佳使用经验来讲，最好只使用Notes客户端或只使用 iNotes 客户端来启用或禁用离开办公室。

注：缺省情况下，启用离开办公室代理时，会自动回复来自 Internet 的邮件。

如果您不希望自动答复从 Internet 发来的邮件，可以通过点击“排除情况”选项卡，勾选“请不要自动答复从 Internet 发来的邮件”，然后点击保存并关闭。

注：通过客户端可以直接设置，也可以通过公式来修改存储在 OutOfOffice Profile 文档中的 ExcludeInternetEmail 域值。
@SetProfileField("OutOfOfficeProfile"; "ExcludeInternetEmail"; "1")
ExcludeInternetEmail含义：
0 自动回复来自 Internet 的邮件
1 不自动回复来自 Internet 的邮件

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Technote (troubleshooting)
问题

作为“离开办公室”指南的第四部分（共有四部分），本文详细介绍 iNotes （以前叫DWA，Domino Web Access）客户端中的离开办公室功能，并重点描述了 Notes 客户端和 Web 浏览器相比，使用离开办公室功能有何基本区别。

解决问题

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Notes/Domino “离开办公室”功能指南

关于 iNotes （以前叫DWA，Domino Web Access）
iNotes 是从Notes/Domino 5.0.5版本开始加入的功能，Domino 6.0.3和6.5版本开始，改名为Domino Web Access，8.5版本开始，沿用iNotes Web Access的名称。iNotes 客户端的目的是为了向 Web 浏览器用户提供一个更为丰富的邮件和日历用户界面，与之前的 Notes R5 邮件模板（也叫“Web 邮件传统界面”）相比，它提供了更接近 Notes 客户端的外观。

用户可以从 iNotes 界面通过 Web 浏览器启用离开办公室。

iNotes Web Access 客户端从以下两个模版中提取设计：
--邮件模版 （文件名为mail85.ntf 或 mail8.ntf）
--“Forms”模版 （文件名为forms85.nsf 或 forms8.nsf）

iNotes “离开办公室”功能在哪里：
如果用户使用 Notes 客户端访问邮件文件，则启用和禁用离开办公室的步骤可以从本指南系列文档的第一部分中找到。

如果用户使用 Web 浏览器访问 iNotes Web Access，用户可以在以下选项中找到离开办公室的设置：
更多 -〉离开办公室...

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对于邮件数据库的不同的 ACL 级别，需要检查的配置列表：

为更好地检查离开办公室功能相关的配置，下面概括了以上信息。对于不同的ACL级别，请检查下面各项：

管理者级别:
1. 用户 ID = 邮件文件宿主
2. 用户当前的场所文档 = 用户的邮件服务器
3. 用户对邮件数据库具有管理者 ACL
4. 在服务器文档中，用户有权限 "运行受限制的 LotusScript/Java 代理"

设计者级别:
1. 用户 ID = 邮件文件宿主
2. 用户当前的场所文档 = 用户的邮件服务器
3. 用户对邮件数据库具有设计者 ACL
4. 在服务器文档中，用户有权限 "运行受限制的 LotusScript/Java 代理"
5. 在邮件数据库 ACL 中，用户有权限 "创建 LotusScript 代理"

编辑者级别:
1. 用户 ID = 邮件文件宿主
2. 用户当前的场所文档 = 用户的邮件服务器
3. 用户对邮件数据库具有编辑者 ACL
4. 用户对 admin4.nsf 数据库具有作者 ACL
5. Out Of Office 代理的签名者是否为 "Lotus Notes Template Developers"?
a. 是: 服务器文档中不需要其它的配置
b. 否: 代理签名者必须列在服务器文档的 "签名将代表其他人运行的代理" 域中

参考资料：
Can a User Be Given ACL Rights which Allows Them To Enable Agents but not Create Agents?
Technote #: 1101548

Decoding the New Notes/Domino 6 Agent Features http://www.ibm.com/developerworks/lotus/library/ls-ND6NewAgentFeatures/index.html

What Are the Differences Between Replace Design and Refresh Design?
Technote #: 1097253

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与邮件数据库ACL相关的其它配置设置:

对于具有管理者或设计者权限的用户：
6. 邮件数据库 ACL: 用户必须具有 "创建 LotusScript/Java 代理" 的权限。
注意: 具有管理者ACL权限的用户缺省就具有此权限。对于编辑者权限的用户，这是个可编辑的选项。
7. 服务器文档: 在 "运行受限制的 LotusScript/Java 代理" 域中，填写用户名称、群组名称、或者通配符 (例如: "*/Acme")。可以通过下面的方法找到这个域：
--对于 R5: 服务器文档 -> 安全性 标签 -> (左下角), “代理限制”段落下面的第二个域
--对于 Notes/Domino 6: 服务器文档 -> 安全性 标签 -> (右上角)，“编程限制”段落下面的第四个域

最好是使用通配符 "*/Organization"而不是群组名称，因为群组成员经常会改变。

关于设置 "运行受限制的 LotusScript/Java 代理" 域的更多信息，请参考 Domino 管理员帮助主题 “控制在服务器上运行的代理（Controlling agents that run on a server）”

对于具有编辑者权限的用户(从 6.0 开始):
6. 所有编辑者权限的用户必须对管理请求数据库 admin4.nsf 具有作者权限。
7. 检查 Out of Office 代理签名者是否为 "Lotus Notes Template Developers"，下面两种情形会出现不是的情况：

使用内部的 Notes ID 签名邮件模板, 或者修改并保存 Out of Office 代理，这样就修改了原始的模板或者某个邮件数据库的代理签名
如果Out of Office代理签名者不是 "Lotus Notes Template Developers," 则您必须将此签名者加入 "签名将代表其他人运行的代理"域，该域在服务器文档 -> 安全性标签 -> 编程限制 段落。

关于 Notes/Domino 代理安全机制的此域和其它域的更多的信息，请参考 Domino 管理员帮助主题“控制在服务器上运行的代理（Controlling agents that run on a server）”

支持信息:
离开办公室和别名: 离开办公室功能可以处理您所有相关的别名接收到的所有邮件。对于具有多个 Internet 邮件地址("别名")的用户（通过多个Domino 网络域来指定），您必须确保所有 Internet 邮件地址都列在个人文档的“用户名（UserName）”域。当多个 Internet 邮件地址或别名都列在用户名域中的时候，离开办公室代理会处理所有发送到这些地址的邮件。 收起

Technote (troubleshooting)
问题

Notes/Domino “离开办公室”指南第三部分: 配置“离开办公室”

设置 Domino 服务器文档：

正确配置服务器文档，简单地说就是完成服务器的注册并且设置 Domino 服务器。然而, 如果您发现离开办公室功能的问题发生在一个 Domino 服务器的一个或多个用户上，可能就需要检查并重新配置服务器文档的某些域。如果您更改了服务器文档，您可能需要重新启动 Domino 服务器，以使这些改变生效。

如果离开办公室代理以及所有的后台邮件发送代理对所有用户都失败，则很可能是因为服务器文档中有一些错误。关于可能的问题以及相关的解决方法，请参考下面的文档："Notes/Domino Background Agent Fails to Send Mail; Errors Occur in Logs"
（http://www.ibm.com/support/docview.wss?rs=899&uid=swg21099632）。

对于所有访问级别，Notes/Domino 离开办公室的配置要点:

对于自己的邮箱数据库具有管理者、设计者、编辑者ACL权限的用户，若要离开办公室功能正确工作，必须做下面的配置设置：

在邮件数据库中:
1. 用户对自己的邮件数据库必须至少具有编辑者ACL权限 (6.x)，在 R5 中至少具有设计者权限。
2. Notes 客户端使用的 ID 文件必须匹配日历简要表文档中的“邮件文件宿主（Mail File Owner)”域。

对于 6.x 版本，如果您不是邮件文件宿主，您将看不到离开办公室菜单/按钮：
操作 -> 工具-> 离开办公室 菜单
工具 -> 离开办公室 按钮

在服务器文档中:
3. ServerName 域 (“基本”标签下) 应该填写正确的名字。
4. MailServer 域 (“基本”标签下) 应该填写当前服务器的名字。
5. NetAddress 域 (“端口”-> “Notes 网络端口”标签下) 应该填写全限定的 internet 主机名，或者内部的 IP 地址（在少数情况下）, 或者 Domino 服务器的简称 (如果您使用 DNS)。

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4. 禁用离开办公室代理

当用户回到办公室，点击“禁用”按钮后，不论用户是管理者，设计者还是编辑者，代理都会以当前用户本人的ID签名，离开办公室代理代理和简要表文档都会被修改。代理的修改者被设为当前用户，修改时间是“禁用”代理时间。

对于“编辑者”权限的情况，在禁用代理时并不需要管理进程参与。并没有禁用代理的管理请求发送到admin4.nsf数据库。当具有编辑者权限的用户禁用代理时，代理会被当前用户ID签名，必要的代理属性还会被保留下来。当下一次启用离开办公室代理时，不需要再发送管理请求，代理会按照上次的设定方式运行。

参考资料:

Notes/Domino 6.x Agent Security Model and Private Agents
文档编号：1114269
URL: http://www.ibm.com/support/docview.wss?rs=899&uid=swg21114269

Out of Office Agent Does Not Prevent a "Leaving Date" from the Past
文档编号：1093077
URL: http://www.ibm.com/support/docview.wss?rs=899&uid=swg21093077


要想了解更多关于 Notes/Domino 6 代理功能的信息，请参考："Decoding the New Notes/Domino 6 Agent Features"
URL: http://www.ibm.com/developerworks/lotus/library/ls-ND6NewAgentFeatures/

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3. 编辑者权限下的离开办公室代理

从 Notes/Domino 6 开始，用户只要有编辑者权限就可以使用离开办公室代理，而且也不必在“运行受限制的 LotusScript/Java 代理”域为用户授权。离开办公室代理还是由代理管理器启动，但要由 AdminP 管理进程激活。

在版本 6，具有“编辑者”权限的用户点击“启用”按钮后还会执行以下 LotusScript 代码。发送请求到管理请求数据库（admin.nsf），请求服务器签名并启用代理。如果用户对 admin4.nsf 没有作者以上权限则返回错误。检查是否有相同的管理请求存在，如果有就返回错误。管理请求设置代理安全属性“允许用户激活”管理请求设置代理安全属性“用户代表”域为当前用户的规范层次名。
管理进程运行后，离开办公室代理会被服务器 ID 签名。

另外，当用户启用代理，发送请求到管理请求数据库后，服务器完成整个代理启用的过程取决于以下条件：
--代理管理器当前运行的线程数
--等待处理的管理请求数
--管理请求处理的时间间隔

因此，对于“编辑者”权限的用户，从用户点“启用”按钮到代理真正被启用会有一段延时。在这段时间，用户会在离开办公室对话框看到以下信息。
“正在处理启用“离开办公室”代理的请求。服务器正在启用代理，请稍候。”

管理请求处理完成后，离开办公室代理会被用户邮件服务器的ID签名并在该服务器上运行。 收起

1. 使用离开办公室代理的最小权限
Notes 5.x:
要在 Notes/Domino 5 版本运行离开办公室代理，用户对他所拥有的邮件文件必须有管理者或设计者的权限。
另外，如果用户是设计者，他必须同时拥有“创建 LotusScript/Java 代理”的权限。管理者本身就具有这个权限，不需要额外设置。

Notes 6.x:
从 6.0 开始，用户对邮件文件需要有编辑者以上的权限。增加了编辑者权限这个功能后，即使用户没有被授予在服务器上运行代理权限，用户也可以使用行离开办公室代理。

2. 启用离开办公室代理后系统所做的工作

为了更清楚地了解存取控制列表（ACL）设置对离开办公室代理的影响。我们可以看一下当用户点“启用”按钮后，Notes 程序的工作过程。程序代码是用 LotusScript 编写的。
对于不同的 ACL 设置，Notes 执行的是同一个程序。

检查 ACL 设置，如果用户只有作者权限则报错检查代理状态，如果已经启用则报错检查日历简要表中的邮件文件所有者，如果当前用户不是邮件文件所有者，系统会弹出警告信息（Notes 不支持授权用户使用离开办公室代理）检查用户设置的离开办公室日期清除离开办公室简要表中的"Notified"域根据当前场所文档中的宿主/邮件服务器，设置执行离开办公室代理的服务器把当前用户的用户名设为离开办公室通知邮件的发件人在空闲时间数据库登记离开办公室时间隐藏“启用”按钮，显示“禁用”按钮
如果用户对邮件文件有管理者或设计者权限，程序会以当前用户 ID 来签名代理。对用户只有编辑者权限的情况，我们会在下面介绍。

代理签名者的重要性

要在 Domino 服务器上运行代理，代理签名者必须有足够的权限。在代理管理器把离开办公室代理排进任务队列时，服务器会对代理签名者进行权限检查。

在用户对邮件文件有管理者或设计者权限时，用户在服务器上要有“运行受限制的 LotusScript/Java 代理”权限（在服务器文档，安全性，编程限制区段）。对于编辑者权限，代理签名者必须是“Lotus Notes Template developers”或者其他被列在“签名将代表其他人运行的代理”域里的用户。 收起

6. 离开办公室和本地复本：

在Notes/Domino 6.x, 7.x 和 8.x 中，允许用户在本地复本中启用离开办公室代理。但是，为了代理可以正常运行，用户必须复制本地复本到服务器，因为代理必须在 Domino 服务器上运行。

在Notes/Domino 5或者6中，拥有管理者/设计者访问权限的用户可以在本地复本中启用代理。从6.0开始，拥有编辑者权限的用户也可以在本地复本中启用代理。

已知问题：
a.) 对于6.x 编辑者级别的用户：
当编辑者权限的用户从本地复本启用离开办公室代理并复制到服务器后，他们可能不能在返回后正确的禁用代理。这个问题已经报告给产品质量工程师并记录在SPR#XZSU5S38DN 中，这个问题在6.0.5和6.5.4版本中修复。客户端和服务器都要升级才能修复该问题。

b.) 对于6.x和7.x 管理者和设计者用户：
偶尔的，在离开办公室启用界面选择的新日期不会从本地复本被复制到服务器上。这个现象目前不是总能重现，目前看来和选定的日期以及特殊的消息有关系。临时解决方法为在服务器上启用离开办公室。


参考资料:

Title: Out Of Office agent not visible to delegate or owner after upgrade to Notes/Domino 6 or later
Doc #: 1106949
URL: http://www.ibm.com/support/docview.wss?rs=899&uid=swg21106949

Title: What are Profile Documents and How Are They Used?
Doc #: 1089387
URL: http://www.ibm.com/support/docview.wss?rs=899&uid=swg21089387

Title: How to delete Profile documents manually or using LotusScript
Doc #: 1088892
URL: http://www.ibm.com/support/docview.wss?rs=899&uid=swg21088892

Title: Out of Office agent will not run after rename or recertification of user
Doc #: 1174472
URL: http://www.ibm.com/support/docview.wss?rs=899&uid=swg21174472

相关信息

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当您点击启用按钮时发生了什么？


当用户点击了启用离开办公室的按钮之后，按钮关联的LotusScript代码执行了下面步骤：检查日历概要文档中的邮件文件所有者，确保和当前使用的ID相同检查当前用户在当前数据库中的ACL状态来确保用户有足够的权限。检查当前场所中的用户的宿主/邮件服务器来决定在哪台服务器上运行代理，并在该服务器上启用离开办公室代理检查当前用户ID(点击按钮的用户)来决定放在通知邮件发件人域中的发件人姓名检查用户选择的日期，确保离开日期为今天或者将来的某天并且回来的日期在离开日期之后在Busytime中预定离开的日期设置代理和概要文档中状态标志为"启用"，隐藏启用按钮，显示禁用按钮。对于6.x编辑者级别用户，提交一个管理请求到服务器上的管理请求数据库来启用代理
注意：对于启用按钮相关的ACL权限的信息，请参考本指南的第二部分。

每次代理执行时做了什么？


每次离开办公室执行时，它做了如下事情：检查从上次运行到现在的新邮件查询概要文档的通知域并比较新邮件发件人的地址是否在通知域中。如果新邮件的发件人没有在通知域中，那么服务器：-- 创建一个新的离开办公室通知邮件(饱含缺省的通知信息或者特殊的通知信息)
-- 将通知邮件发送给新邮件的发件人
-- 将该新邮件的发件人地址加入到通知域
-- 标记该新邮件为已处理文档，之后代理就不会再处理该文档继续下面的新邮件，重复上述过程直到所有的新邮件处理完----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

当到了返回的日期，代理将停止发送通知邮件。 它将发送给您一封“欢迎回来”消息邮件，这个邮件包含了那些收到您离开办公室信息发件人的列表。 对于之后的代理运行，如果代理没有在返回日期禁用，它将在每次运行时发给您提醒邮件来禁用该代理。 收起