电子设备管理办法

电子设备管理办法

xx年xx月

XX证券电子设备管理办法

第一章 总 则
　　　第一条 为了加强公司的电子设备管理，有效地控制和合理利用公司电子设备的整体资源，保证设备良好的运行，依据公司《固定资产管理办法》，特制定本办法。
　　　第二条 本办法所称电子设备系指与信息技术相关的固定资产，包括计算机设备、打印设备、网络通信设备、UPS系统、数据库系统软件及其他相关设备等，以下简称“电子设备”。
　　　第三条 本办法适用于XX证券总部及各分公司、营业部等分支机构。

第二章 管理架构及责任
　　　第四条 公司总部所有部门及分支机构电子设备实行集中归口管理，信息技术部是公司电子设备的归口管理部门，负责公司总部及分支机构电子设备管理，包括提供公司电子设备年度预算方案、公用设备的购置、电子设备的统一采购和验收以及对电子设备的实物管理，负责搭建电子设备实物管理平台。
　　　第五条 信息技术部通过设置电子设备管理员来实现对电子设备的管理。
　　　（一）信息技术部设电子设备管理员一名，电子设备管理员负责建立和维护电子设备管理的办法、流程和方法，建立和维护电子设备的分类标准，审核电子设备的购置申请，组织电子设备调拨、盘点、报废及维修工作，负责督导电子设备协管员对本分支机构电子设备的出入库、台帐的建立等实物管理，定期向公司提交电子设备的使用分析报告。
　　　（二）电子设备协管员协助电子设备管理员工作，原则上每个分支机构设置一名电子设备协管员，由信息技术部指定分支机构电脑主管担任。
　　　（三）电子设备协管员主要负责所管辖的分支机构电子设备实物管理，包括建立电子设备管理台帐并及时更新、维护电子设备的信息，对电子设备进行出入库、调拨、报废、盘点、维护管理，保管闲置电子设备实物，防止损坏、丢失，不恰当地被使用。
　　　第六条 公司各部门、分支机构或公司员工是电子设备的具体使用人，电子设备使用人负责按有关规定办理相关领用、退库等手续，负责所领用设备的使用安全，并承担相应使用成本。

第三章 电子设备的购置管理
　　　第七条 公司及分支机构公用电子设备由信息技术部统一审核，公司各部门及分支机构每年x月x日将下年度电子设备购置计划报信息技术部汇总，信息技术部会同相关部门根据公司整体技术体系架构、结合公司电子设备闲置情况，审核拟定公司各部门及各分支机构下年度电子设备预算方案，报总裁批准后列入年度财务预算。
　　　第八条 公司及各分支机构电子设备购置实行预算计划管理，根据电子设备的年度预算进行购置申请，严格按公司《固定资产管理办法》规定的审批流程报批。在购置电子设备时，必须经信息技术部确认无闲置设备可用或调拨且购置单位授权人审批后方可采购。各部门因业务发展需要计划外增加购置，须详细说明原因，报公司办公室，经信息技术部和相关部门及公司领导审核同意后，按有关计划外购置审批程序报批。
　　　第九条 公司及分支机构电子设备由信息技术部集中采购。信息技术部按公司《采购管理办法》购买设备，购买合同由公司与供货商签订，一般合同原件我方至少保存两份，分别由公司档案室、公司财务部保存，信息技术部和分支机构保存合同复印件。
　　　第十条 信息技术部组织电子设备的验收，设备验收与设备采购不得为同一人。根据设备的复杂程度，设备验收人员可以由专人或临时组建的专家小组担当。
　　　第十一条 验收时根据购买审批单、购买合同、送货单等信息对电子设备的数量、品质（真伪、品牌）进行审核，验收完成后应出具统一格式的验收报告。验收报告复印件需交入库的电子设备管理员或电子设备协管员备存。
　　　第十二条 电子设备验收合格后，电子设备管理员或电子设备协管员负责办理入库登记手续。电子设备管理员依据电子设备的购买审批单、购买合同、验收报告、送货单等对电子设备进行分类编号，详细记录电子设备资料，包括编号、购置人、所有权单位、验收人、存放地点、型号、配置、供应商、保修期等，办理入库登记，入库登记需得到电子设备管理员确认，之后由电子设备协管员出具电子设备入库单，存单位财务部门备案。电子设备协管员对新入库设备及时在设备显著位置贴上设备标签，并对同一设备的可分离部分，贴上同一标签。购买人凭电子设备购买审批单、购买合同、电子设备入库单到财务部门办理报销手续。

第四章 电子设备调拨管理
　　　第十三条 为了合理有效地利用公司资源，各部门或分支机构在购置新设备时，必须优先考虑使用公司内部的闲置设备，在购置的设备发生使用权的变更，所有权也将通过调拨方式完成变更。
　　　第十四条 电子设备管理员负责组织公司及分支机构电子设备调拨手续的办理。设备的定价一般由电子设备管理员根据调拨时调拨设备的净值和市场重置价值，综合调入、调出方的意见给出。电子设备调拨过程中产生的运费、仓储费和保险费等一般由调出方承担，不在定价中考虑。
　　　第十五条 电子设备在公司内部调拨时，《电子设备调拨单》经调入调出方双方确认后，调入、调出双方据此及时进行帐务处理和实物登记处理。

第五章 电子设备的领用管理
　　　第十六条 电子设备的领用，领用人必须提出领用申请，严格根据领用审批流程，待本部门领导审批后，方可办理电子设备的领用手续。
　　　第十七条 领用程序：
　　　（一）电子设备管理员（协管员）根据审批后的电子设备领用申请为领用人办理领用手续，变更电子设备领用人等相关资料信息，在设备显著位置贴上设备领用人标签。
　　　（二）设备一旦被领用，领用人即为该设备保管责任人，承担该电子设备的保管和使用责任。原则上，设备领用人就是设备使用人，如为部门或分支机构公用设备，则由部门或本分支机构负责人领用，此时使用人为该部门或该分支机构；若为多个部门共用，则由负责管理和维护的部门负责人领用，否则由指定文员领用，此时使用人为共用该设备的多个部门。
　　　（三）使用人承担电子设备的使用成本，若为部门公用，则由部门承担使用成本，若为多个部门共用，则由共用该设备的所有部门共同承担使用成本。
　　　第十八条 当公用或共用设备领用人离职或因岗位变动不能再行使领用人职责时，需要办理设备领用人变更手续，由电子设备管理员（协管员）负责办理变更手续，使用该公用设备部门负责人或负责该共用设备管理和维护的部门的负责人或指定文员为新领用人。
　　　第十九条 退库程序：
　　　（一）当使用人不再使用所领用的电子设备时，须由领用人及时办理退库手续，电子设备管理员（协管员）在确认设备完好后，对退库设备及时进行领用人变更，同时对设备上粘贴的领用人标签进行清理。
　　　（二）当使用人由于内部调动、离职等原因造成工作岗位变更，必须办理所领用设备的退库手续，电子设备管理员（协管员）在确认设备完好后，对退库设备及时进行领用人变更手续，同时对设备上粘贴的标签进行清理，并由电子设备管理员（协管员）收回该设备。对于离职人员，电子设备管理员（协管员）必须在《离职人员钱物交接清单》对电子设备归还情况签署意见。

第六章 电子设备的维护及维修管理
　　　第二十条 计算机设备的使用实行专人负责制，每台设备都应设有保管人。
　　　第二十一条 电子设备在使用期间发生故障或损坏时，使用人应及时填报维修申请，通知电子设备管理员（协管员），由电子设备管理员（协管员）组织维修。
　　　第二十二条 对电子设备进行维修，维修人应出具故障原因及维修意见，当需发生维修费用，需经公司或分支机构审批授权人和信息技术部批准。当维修完成，电子设备管理员（协管员）及时对电子设备相关资料进行变更。
　　　第二十三条 严禁非电脑人员开盖对电子设备进行维修。
　　　第二十四条 严禁在难以确定结果情况下对服务器等重要设备进行试验，对服务器等重要设备的各种配置操作需要在获取总部信息技术部的授权下进行。未经信息技术部同意，严禁改变设备配置，不得擅自开拆设备或调换设备配件。在设备出现故障时，应及时与技术人员联系，不得自行处置。
　　　第二十五条 重要电子设备如服务器、交换机、路由器、卫星设备、UPS等必须从投运时间起建立维护档案，记录设备参数，保存详细的使用说明书等资料，设备故障维护或定期维护都必须进行相关日志记录。
　　　第二十六条 电子设备外借须经部门主管领导签字批准，并进行登记，关键设备严禁外借。
　　　第二十七条 所有硬件设备应定期进行专业维护保养，以延长设备使用寿命，同时每年应向总公司相应部门递交硬件设备统计表，并应定期整理设备，保证关键设备都留有一定的冗余。
　　　第二十八条 对重要电子设备的运行状况应进行日常检查和记载，发现并及时上报设备的运行故障。
　　　第二十九条 服务器、网络交换机、卫星接收机、后台处理机、路由器等重要设备应采用UPS供电。机房若有双路市电供应或大厦能够保证有发电机应急供电系统的，要求机房UPS系统提供2小时以上供电，否则UPS系统应该提供4小时供电。

第七章 电子设备盘点管理
　　　第三十条 为保证电子设备记录的真实性、完整性和准确性，加强实物控制，发掘公司现有资产的潜力，需定期或不定期组织对各成员单位电子设备进行清查盘点。
　　　第三十一条 盘点周期一般为一年一次，盘点由电子设备管理员组织，电子设备协管员负责，财务部门配合。
　　　第三十二条 清查盘点时，必须填写电子设备盘点表，按盘点时间、要求将盘点结果报信息技术部，信息技术部审核后送公司行政部、财务部门及各分支机构。

第八章 电子设备折旧、报废管理
　　　第三十三条 公司和分支机构财务部门负责按国家有关规定计提本单位购置设备的折旧与核算。
　　　第三十四条 当出现以下情况时，可由设备使用人或电子设备管理员（协管员）提出设备报废申请：
　　　（一）电子设备出现严重硬件故障，经诊断不能更换或维修；
　　　（二）电子设备严重老化或设备性能十分低下，档次和配置很低，难以正常工作或难以挪作他用。
　　　第三十五条 电子设备报废申请需经信息技术部与财务部审核会签，设备购置单位授权人批准后方可进行报废。电子设备批准报废后要及时进行帐务、实物登记处理。

第九章 电子设备附件管理
　　　第三十六条 电子设备附件不论金额大小，需按要求进行出入库管理，电子设备管理员负责建立电子设备附件库，新购附件或从其他主电子设备中分离出来的附件均须入库，使用附件时需办理出库手续。
　　　第三十七条 从原有电子设备中分离出来的附件，其电子设备原值保持不便，折旧按原标准执行，因此此类附件入库时价值为0；新购附件入库时按实际购买价入库。

第十章 罚 则
　　　第三十八条 如果使用人员没有将电子设备用于公司事务，或不爱惜，电子设备管理员（协管员）有权收回。
　　　第三十九条 若人为原因造成电子设备丢失或恶性损坏，设备保管责任人将根据情节赔偿20%~100%的损失。
　　　第四十条 对于破坏公司设备或不履行保管责任，给公司造成经济损失和不良社会影响者，公司将根据情况分别给予警告、通报批评、留用察看、辞退、开除等处分；情节严重者，公司保留追究法律责任的权利。
　　　第四十一条 由于电子设备管理员管理不善，致使设备库记录与实际设备的情况不符，造成设备损失，将追究电子设备管理员的责任，将根据情况按损失设备净资产的一定比例进行赔偿。

第十一章 附 则
　　　第四十二条 本办法由公司信息技术部负责解释和修订。
　　　第四十三条 本办法自下发之日起执行。